Nuorten tieto- ja neuvontatyön kehittämispäivät ”Vaikuta viestinnällä” Seinäjoella 3.-4.10.2013.

Kehittämistyöryhmä: Tiedotus ja viestintä osana nuorten kulttuuritapahtumia

Työryhmän sisältökuvaus: Työryhmässä keskitytään siihen, miten viestinnällä tuetaan nuorten kulttuuritapahtumien järjestämistä. Tausta-aineistona käytetään valtakunnallisten Nuori Kulttuuri – tapahtumien loppuraportteja: Mikä viestinnällisesti onnistui ja aidosti tuki tapahtumaa ja toisaalta, mitä olisi voitu tehdä paremmin tai toisin. Lisäksi mietitään nuorten osallisuutta tapahtumatuotannossa.

Aihetta lähestyttiin lyhyellä alustuksella viestintään liittyen. Tapahtumaviestintä on hanketyyppistä viestintää, millä on selkeä elinkaari. Missä vaiheessa viestintä aloitetaan? Mitä viestitään ja kenelle? Miten paljon tapahtumaviestinnän ohessa viestitään muista asioista, kuten toimijatahoista yleisesti? Iso osa tapahtumaviestinnästä on myös erilaisten verkkosivujen markkinointia; sitä, että mistä tieto tapahtumasta löytyy. Miten ylläpidetään mielenkiintoa ja millä saadaan kohderyhmä palaamaan verkkosivuille saamaan tietoa tapahtumasta?

Viestinnän tulee aina jollain tasolla henkilöityä viestinnän saajan kohdalla. Miten saadaan aikaiseksi riittävä tunnetilan muutos, mikä herättää kiinnostuksen? Henkilöityminen ja tunnetilan muutoksen aikaansaaminen mahdollistavat erottautumisen tietotulvasta. On sanottu, että yksittäinen 15–17 –vuoden ikäinen nuori saa päivän aikana parhaimmillaan tai pahimmillaan noin 3000 tiedon palasta.

Työryhmässä nostettiin erityisesti esille se, että nuorten mukanaolo tapahtumaviestinnässä on paras keino viestiä kiinnostavuudesta ja tavoitteiden tärkeydestä, kun nuoret ovat kohderyhmänä. Viestinnän tulee tukea toimintaan yleisellä tasolla liittyviä arvoja, kuten laatua. Viestinnän kompastuskiviä on usein aikataulutus. Tiedotetaan liian aikaisin, jolloin viestin saajalle tulee tunne, että tämä ei kosketa minua nyt tai tiedotetaan liian myöhään, jotta viestin saaja ehtisi reagoimaan viestin sisältöön.

Tapahtumaviestinnässä on erotettavissa yksilökohtainen viestintä, verkostoviestintä, kampanjaviestintä, sidosryhmäviestintä ja markkinointiviestintä, joilla kaikilla on oma erillinen tarkoituksensa osana tapahtuman rakentamista viestinnän keinoin.

Nuorten osallisuuteen ja vapaaehtoistoimintaan liittyen työryhmässä käytiin läpi tanskalaisen kulttuurialan organisaation (AKKS Amatorernes Kunst & Kultur Samråd) selvityksessä nousseet seikat siitä, mikä on tärkeää nuorten motivoimisessa:
•    Nuorten mahdollisuus vaikuttaa työtehtäviin
•    Työskentelyä työpareina tai ryhmässä
•    Työpanoksen tunnistaminen ja tunnustaminen, vaikkakin kuinka pieni ja lyhytaikainen
•    Johda hellästi – mutta johda.
•    Muista, että tyytyväinen nuori on paras organisaatiosi ja tapahtuman puolestapuhuja!
•    KEHUMINEN JA KIITTÄMINEN!

Työryhmässä tehtiin luento-osuuksien lisäksi kaksi harjoitusta:

1)    Aikajanaharjoitus

Mitä viestitään ja missä vaiheessa? Osallistujat rakensivat viestinnän aikajänteen tapahtuman lanseerauksen, osallistujien ilmoittautumisen ja tapahtuman varsinaisen ajankohdan ympärille.

kuva

Todettiin, että vastaavanlainen tapahtumaviestinnän visualisointi olisi hyvä tehdä myös omien tapahtumien yhteydessä. Yksi vaihtoehto on laittaa aikajana näkyville oman työyhteisön jäsenille. Eri toimintojen järjestystä on myös helppo tarvittaessa muuttaa, samoin aikajana havainnollistaa hyvin sen, mikä on tekemättä ja mitä on tulossa.

2)    Parityöskentelyä raporttikommenttien pohjalta

Kehittämistyöpajassa käytiin pareittain keskustellen läpi nuorten kulttuuritapahtumien järjestäjien raporteista poimittuja huomioita. Mitä ajatuksia poiminnat herättivät? Mitä hyviä käytäntöjä niistä löytyi, mitä taas olisi voitu tehdä toisin?

Vaikka osanottajapostin laatisi kuinka ajatuksella ja pystyisi välttämään virheet, joita kiireessä tuppaa aina syntymään, ei kirjeen laatijan työllä ole paljon merkitystä ellei kirjeitä lueta.
–    Viestinnän oikea-aikaisuus. Ei liian paljon, ei liian lähellä reagoitavaksi.
–    Viestin alku koukuttavaksi, mikä on hyvän uutisen rakenne?
–    MIKSI EI LUETA?
–    Mitä kautta viesti lähtee?
–    Oikea kohderyhmä!
–    Jos aikaisemmat tapahtumat ovat olleet hyviä, niin viesti kiinnostaa.
–    Selkeä ja johdonmukainen viestintä
–    Miten erotut massasta? Jos kyseessä on postitettava materiaali, niin erikoinen kuori voi herättää huomiota.
–    Jos mahdollista, soitto etu- ja/tai jälkikäteen.

Kuten olin jo kuukausien kuluessa huomannut, tiedotus tapahtumasta ei oikein tuntunut tavoittavan harrastajia. Ikävä kyllä julisteet ja esitteet taisivat liian usein jäädä nuorisotoimistojen pöydille.
–    Tieto suoraan harrastajille!
–    Tahtotila!

Tulevissa tapahtumissa tulee arvioida yleisesitteen merkitys
–    Sähköiset materiaalit! Tarvitaanko painettua viestintämateriaalia ollenkaan?
–    Mikä on esitteen kohderyhmä? Valmiiksi mietittynä ennen toteutusta!

Käsiohjelmaa päästiin kokoamaan vasta todella myöhäisessä vaiheessa. Varsinaisesti aikaa käsiohjelman suunnitteluun ja taittoon oli hieman yli viikko.
–    Aikataulu ja tehtäväjako fiksummin
–    Käsiohjelmaan kannattaa panostaa
–    Toisaalta hyvä, että tiedot oikeat, jos tehdään vasta viime tipassa
–    Selkeä tehtävänanto!
–    Deadline!
–    Varasuunnitelma

Markkinoinnin budjettiin kannattaa ehdottomasti varata rahaa oheistuotteille, joilla saadaan kätevästi somistettua huomiota herättävästi esiintymispaikkoja.
–    Hyvä idea! Yleensä ei ole varattuna rahaa.
–    Nuoret suunnittelemaan ja tekemään somisteita itse (aikaraja!). Etukäteen kerho tai kurssi aiheeseen liittyen.
–    Somisteet sellaisia, että niitä voi käyttää uudestaan (ei päivämääriä)
–    Somisteita luonnosta – kerätään itse.
–    Somisteet eivät saa viedä liikaa huomiota ohjelmalta / itse tapahtumalta.

Oppilasryhmä osallistui alusta asti tapahtuman järjestelyihin. Näin nuorten työntekijöiden kouluttaminen sujui kuin itsestään. Lisäksi nuorten mukanaolo alusta asti auttoi pitämään mielessä kenelle tätä tapahtumaa tehdään.
–    Miten ryhmä valittiin? Vapaaehtoisuus?
–    Näin sen kuuluisi mennä. Nuoret aidosti mukaan, ei näennäisdemokratiaa.

Suunnitelmissa oli, että olisi koottu nuorten projektiryhmä, joka olisi suunnitellut osia tapahtuman sisällöistä ja koulutettu eri tehtäviin tapahtumassa
–    Aitoa osallisuutta – Osallisuuden portaat!
–    Nuorilta nuorille (kouluryhmiä)
–    Paikalliset toimijat mukaan (Oppilaitokset)
–    Pienryhmä miettimään keinoja jo heti alkuvaiheessa

Taideinstituutin opiskelijoille julistettiin julisteen ja osanottomerkin suunnittelukilpailu. Juliste ja pinssi saivat hyvää palautetta ja moni osti merkkejä muistoksi ja tuliaisiksi.
–    Mahdollisuus alan opiskelijoille osoittaa kykyjään ja saada nimeään esille
–    Kilpailun kautta runsaasti materiaalia ja mahdollisuus valita hyvä vaihtoehto

Vapaaehtoisia työntekijöitä metsästettiin kirjeitse, mainoksin ja henkilökohtaisilla käynneillä.
–    Henkilökohtaisuus voi olla toimivaa, mutta saattaa rajoittaa toimijajoukkoa
–    Pitää miettiä vapaaehtoisten motivointia ja palkitsemista sekä viestiä siitä
–    Vapaaehtoisuuden tulisi perustua vapaaehtoisuudelle
–    Vapaaehtoisten sitouttaminen

Satamamakasiiniin oli rakennettu aluetapahtumien lehtileikkeistä ja materiaalista koottu näyttely. Valokuvista oli koottu näyttävä katsaus paikalliseen tanssiharrastukseen.
–    Konkreettinen esimerkki vertaistiedotuksesta

Nuorisotoimen multimediatyöpaja perusti tapahtumaa varten verkkotoimituksen, joka tallensi osallistujien tunnelmia, haastatteli esiintyjiä, kirjasi ylös huomioita.
–    Mediatyöpaja otetaan mukaan myös etukäteen jo ennen tapahtumaa?

Huhtikuun alussa pidettyyn koulutukseen ”Tapahtuman tuottaminen” osallistui puolet siihen mennessä ilmoittautuneesta 40 nuoresta. Yllätys oli suuri, kun tapahtumaa edeltävänä päivänä paikalle ilmaantui vain 12 nuorta. Kaikki suunnitellut työnjaot ja vastuut menivät uusiksi.
–    Jos on oikeuksia, on myös velvollisuuksia (kasvatuksellinen näkökulma)
–    Suunnitelma ja sille varasuunnitelma
–    Perään soittelu ja varmistaminen

Opiskelijoiden innostus tapahtumaan vaihteli suuresti. Molemmat ryhmät perehdytettiin tapahtuman luonteeseen ennakkoon käymällä paikan päällä ennen tapahtumaa. Puolen päivän perehdytyksessä esiteltiin tapahtuman luonnetta ja kerrottiin järjestelyistä. Opiskelijat saivat suurelta osin vaikuttaa omaan työtehtäväänsä.
–    Työtehtävien valinnaisuus kuitenkin tietyissä raameissa, jotta tehtävät jakautuvat tasaisesti
–    Ketä yhteistyö palvelee?

Jaoin vapaaehtoistyöntekijät kolmeen osaan. Yksi nuorten ryhmä työskenteli koulun keittiössä apuna. Nuoremmat vapaaehtoistyöntekijät toimivat tapahtumapaikoilla lavastajina ja järjestäjinä. Kolmantena ryhmänä olivat jo hieman vanhemmat, täysi-ikäiset nuoret. He toimivat tapahtumassa juontajina sekä tapahtumatoimistossa päivystäjinä.
–    Nuoret olisivat voineet itse valita, mihin ryhmään menevät.
–    Olisiko nuoria voinut kierrättää eri paikoissa?
–    Ikäryhmien rikkominen?
–    Nuoret konkreettisesti mukana tekemässä tapahtumaa, hyvä!

Valtakunnallinen Nuori Kulttuurin teatterikatselmus toukokuussa 2013, Helsingissä.

Nuori Kulttuuri on kulttuurisen nuorisotyön muoto, jolla voidaan rohkaista, kannustaa ja innostaa nuoria kulttuurisiin harrastuksiin. Nuori Kulttuuri järjestää vuorovuosin tanssin, teatterin ja musiikin alueellisia ja valtakunnallisia nuorten taidetapahtumia. Tapahtumiin osallistuu vuosittain 10 000 – 20 000 nuorta.

Kehittämispäivien raporttin voit lukea kokonaisuudessaan täältä:

kehittamispaivat2013-raportti

 
 
css.php